Waarom stap 1 en welk doel wil je in deze stap bereiken?

In stap 1 maak je procesmatige afspraken zodat alle betrokkenen in straks in staat zijn goede inhoudelijke besluiten te kunnen nemen en daarna over te gaan tot uitvoering. Dat is belangrijk, omdat je niet gedurende het project onduidelijkheden wilt laten ontstaan over de samenwerking waardoor de voortgang van het project in de knel komt.

Je werkt in stap 1 aan de voorlopige afbakening van het plan, nader onderzoek van de voorkeurs warmte-oplossing en je maakt de belangrijkste procesmatige afspraken met alle betrokken partijen om straks als lokale projectgroep efficiënt, effectief en samen te werken aan realisatie. Scroll naar beneden voor de checklist.

    Het resultaat: wat is er na deze stap bereikt, ingericht, georganiseerd en/of opgeleverd?

    • Intern:
      • Vastgesteld Startdocument:
        • Doelstelling & scope van het project
        • Programma van Eisen & wensen
        • Uitwerking warmte-oplossing
          • Schets technisch ontwerp
          • Schets business case
        • Context & koppelkansen
    • Projectorganisatie: intern & extern
    • Planning: onderzoeken, activiteiten & besluiten
    • Middelen proces (FTE’s, budget, subsidies)
    • Extern:
      • Intentie-overeenkomst met betrokken stakeholders
      • Eerste wijkcontact is gelegd
      • (oprichting bewoners klankbordgroep)
      • (aanvraag bijdrage Programma Aardgasvrije Wijken)

      Met wie doe je wat? Betrokken partijen:

      • Gemeente – regie: voorzitter stuurgroep (verantwoordelijk wethouder of directeur?), voorzitter projectgroep (projectleider gemeente), beleidsmedewerkers duurzaamheid, participatie-expert, communicatie medewerker, medewerker OR, afhankelijk van de koppelkansen: medewerker sociaal beleid, klimaatadaptatie, etc.
      • Regio – regionale afstemming, zeker in geval van bovengemeentelijke warmtebronnen: regionale warmteregisseur
      • Woningcorporaties – Startmotor en soms ook initiatiefnemer: asset manager en strategisch medewerker, bestuurders
      • Groot vastgoed – groot afnemer warmte of elektriciteit: gebouwbeheerder of directie
      • Netbeheerder – strategische en praktische afstemming m.b.t. netbelasting en werkzaamheden: accountmanager voor de gemeente
      • Warmteleverancier – initiatiefnemer of technisch advies: salesmanager en/of strategisch medewerker
      • Bewoners (huurders en eigenaren) – meedenken over de vormgeving van het participatieproces: bewoners van het plangebied

        Belangrijkste aandachtspunten:

        • Zorg dat de wijk begrijpt hoe de keuze om in deze wijk te starten tot stand is gekomen.
        • Borg commitment: zien stakeholders het belang in van de plannen, zijn bestuurders betrokken en is er capaciteit vrijgemaakt?
        • Besef je dat zonder instemming van bewoners (in het bijzonder particuliere woningeigenaren) het project geen doorgang vindt en dat bewoners om die reden een belangrijke stakeholder zijn.
        • Behoud de flexibiliteit om de afbakening plangebied of scope van het plan te veranderen omwille van de business case of aanvraag subsidies.
        • Neem de tijd voor de verdeling van kosten en subsidies tussen partijen en zorg voor transparantie.
        • Geef in de planning aandacht aan benodigde data en documenten van verschillende partijen. Deze input moet op tijd beschikbaar zijn i.v.m. (vaak) korte deadlines voor subsidieaanvragen.
        • Wanneer je in stap 1 start met communicatie en participatie, zorg er dan voor dat er na die stap geen stilte valt. Opgebouwd vertrouwen en enthousiasme vervliegt snel.

        Belangrijkste afwegingen:

        • Is er op basis van eerste data-inzichten, initiatieven in de wijk en ‘energie’ onder de stakeholders (incl. bewoners) voldoende basis om volgende stappen te zetten?
        • Kunnen alle partijen voldoende capaciteit, kennis (technische kennis, participatie expertise) en middelen vrijmaken/inhuren om serieus aan de slag te gaan?
        • Wat is de ideale grootte van het gebied en zijn er slimme combinaties te leggen tussen corporatiebezit/particulieren/utiliteit?
        • Kies je voor snelheid of kies je voor een leertraject of beide?
        • Hoe vroeg wil je bewoners in de wijk betrekken?
        • Leveren de uitkomsten van technische haalbaarheidsonderzoeken (gebouwmaatregelen, infrastructuur en bron) daadwerkelijk positieve resultaten op?
        • Welke koppelkansen versnellen en versterken, en welke vertragen?

        Met welke regelgeving krijg je in ieder geval te maken?

        Checklist

        Klik op onderstaande thema’s voor documenten en handige links.

        ❒ Zoek partijen met ‘energie’ en vind gezamenlijk belang
        ❒ Stel gezamenlijke uitgangspunten op (technisch, financieel, koppelkansen, participatie).
        ❒ Vorm projectorganisatie en governance structuur: welke partijen, welke (ingehuurde) capaciteit per partner in de volgende stappen, welke middelen?
        ❒ Benoem gezamenlijk risico’s (zowel inhoudelijk als procesmatig)
        ❒ Leg commitment voor vervolg vast in de vorm van een intentieovereenkomst.
        ❒ Maak een projectplanning: schep de juiste verwachtingen over het begin en einde per stap, de resultaten en de go/no-go’s.

        ❒ Breng de wijk in beeld: inkomen, gezinssamenstelling, leeftijd, eigendomssituatie maar voer ook een communicatie-doelgroepenanalyse, etc.
        ❒ Verken de verschillende organisaties, verenigingen, sleutelfiguren in de wijk en hun belangen.
        ❒ Stel een participatie-strategie op met daarin onder andere doel, participatie-ruimte, doelgroepen en planning en veranker deze in het project- en besluitvormingsproces.
        ❒ Maak een communicatieplan over het project én over het participatietraject, die je afstemt met alle stakeholders en start communicatie.
        ❒ Optioneel: installeer een bewoners klankbordgroep, welke in deze stap meedenkt over de participatie strategie (let op: nog niet over de inhoudelijke keuzes)
        ❒ Organiseer heldere interne communicatie(structuur) binnen de projectgroep en met de stakeholders.

        ❒  Breng de wijk in beeld: gebouwgegevens, verbruiksgegevens, renovatieplannen, infrastructuur plannen en de gemeenteplannen in de openbare ruimte.
        ❒  Bepaal de grens van het voorlopige plangebied waarbinnen je nader onderzoek wilt doen.
        ❒  Maak budget vrij voor budget voor de proces- en onderzoekskosten.
        ❒  Voer haalbaarheidsonderzoeken uit.
        ❒  Maak een indicatie van de minimale gebouwmaatregelen.
        ❒  Schets ontwerp warmtenet.
        ❒  Schets businesscase (kosten en baten per partij).
        ❒  Breng subsidiemogelijkheden en financieringsopties in kaart

        ❒ Identificeer de andere opgaven die er in de wijk spelen.
        ❒ Onderzoek of er verbindingen te maken zijn met andere programma’s, medewerkers, planningen en communicatietrajecten.
        ❒ Bepaal de scope van je wijkaanpak (beperk je je tot aardgasvrij, en zo nee, hoe ga je aansluiten bij andere thema’s in de wijk)
        ❒ Verken koppelkansen voor werk in de ondergrond en OR, en koppel planningen in de uitvoeringsfase.

        Klaar met stap 1? Ga hier verder naar stap 2.